A papírmunka és az adminisztráció minden kisvállalkozás életének része. A gond nem is az, hogy vannak ajánlatok, számlák, munkalapok, ügyféladatok és határidők, hanem az, amikor ezek kezelése túl sok időt vesz el a valódi munkától.
Ha te is érezted már úgy, hogy „csak gyorsan megkeresel valamit”, aztán húsz perccel később még mindig egy régi e-mailt, táblázatot vagy jegyzetet kutatsz, akkor pontosan tudod, miről beszélünk. Nézzük meg, mennyibe kerülhet ez éves szinten egy átlagos kisvállalkozásnak.
Mennyi idő megy el felesleges adminisztrációra?
Számoljunk óvatosan. Tegyük fel, hogy egy kisvállalkozásban naponta csak 1 óra megy el keresgélésre, ismétlődő adatbevitelre, dokumentumok rendezgetésére és olyan adminisztrációs feladatokra, amelyeket egy átláthatóbb ügyviteli rendszerrel legalább részben meg lehetne spórolni.
Ez elsőre nem hangzik tragikusnak. Napi 1 óra még nem a világ vége, igaz?
Csakhogy ha évente nagyjából 220 munkanappal számolunk, akkor ez már 220 óra. Ez majdnem 28 teljes munkanap, vagyis nagyjából egy teljes munkahónap.
Egy teljes munkahónap arra, hogy a vállalkozásod utolérje saját magát adminisztrációban. Nem új ügyfelekre, nem fejlődésre, nem pihenésre, hanem keresgélésre, másolgatásra, javítgatásra és arra, hogy megpróbálj nem elfelejteni semmit.
Mennyi ez pénzben?
Ha egy munkaóra értékét óvatosan 5 000 Ft-tal számoljuk, akkor egészen érdekes számok jönnek ki.
| Napi felesleges adminisztráció | Éves időveszteség | Becsült éves költség |
|---|---|---|
| napi 30 perc | kb. 110 óra | kb. 550 000 Ft |
| napi 1 óra | kb. 220 óra | kb. 1 100 000 Ft |
| napi 1,5 óra | kb. 330 óra | kb. 1 650 000 Ft |
| napi 2 óra | kb. 440 óra | kb. 2 200 000 Ft |
Ez persze nem könyvelői pontosságú számítás, inkább egy életszerű becslés. De pont ettől kellemetlen, mert sok vállalkozásban nem is napi fél óra vagy 1 óra megy el ilyenekre, hanem jóval több.
Csak mivel az idő nem egyszerre tűnik el, hanem apránként, könnyű úgy tenni, mintha ez egyszerűen a vállalkozói lét természetes része lenne.
Pedig nem feltétlenül kellene annak lennie.
A legdrágább mondat: „majd megkeresem”
Minden vállalkozásban vannak mondatok, amelyek elsőre ártalmatlannak tűnnek, de valójában nagyon sokba kerülnek.
„Majd megkeresem azt az ajánlatot.”
„Valahol megvan az ügyfél adata.”
„Szerintem elküldtük már, csak megnézem.”
„Emlékszem, hogy volt róla szó, csak nem tudom, hol.”
Ezek nem tragédiák. Egyszer-egyszer mindenkivel előfordulnak. A baj akkor kezdődik, amikor a keresgélés a napi működés része lesz, és minden fontos információ külön kis nyomozást igényel.
Ilyenkor nem az a megoldás, hogy még jobban kell figyelni. Hosszú távon az emberi agy nem tud ügyviteli rendszerként működni. Persze vannak, akiknek piszok jó memóriájuk van és képesek a legtöbb dolgot fejben tartani, de egy átlagos agy, nem képes hosszú távon adminisztrációs adatokra emlékezni.
Nem az adminisztrációval van baj
Adminisztráció mindig lesz. Ezt sajnos nem lehet teljesen eltüntetni, bármennyire jó lenne egy olyan világ, ahol az ajánlatok maguktól elkészülnek, a munkalapok maguktól kitöltődnek, a számlák pedig udvariasan megköszönik, hogy megszülethettek.
A probléma nem maga az adminisztráció, hanem a felesleges ismétlés. Amikor ugyanazt az adatot többször kell beírni, amikor az ajánlatból kézzel készül a következő dokumentum, vagy amikor az ügyféladatok külön táblázatban, e-mailben, jegyzetben és valakinek a fejében is léteznek, csak éppen senki sem tudja, melyik az aktuális verzió.
Egy jól felépített rendszer pont ebben segít. Nem abban, hogy egy kicsit máshogyan adminisztrálj, hanem abban, hogy kevesebb felesleges kört kelljen futnod.
Hogyan segíthet egy ügyviteli rendszer?
Egy ügyviteli rendszer akkor igazán hasznos, ha a vállalkozásod napi működését egyszerűbbé és átláthatóbbá teszi. Ha az ügyfelek, ajánlatok, megrendelők, munkalapok, dokumentumok és feladatok nem külön életet élnek, sokkal könnyebb követni, hol tart egy munka, mi a következő lépés, és mire kell figyelni.
Az Innonestet pontosan az ilyen helyzetekre találtuk ki. Arra, hogy a napi működés ne külön táblázatokban, e-mailekben, cetliken és fejben tárolt emlékeztetőkben éljen, hanem egy átláthatóbb rendszerben.
A cél nem az, hogy még több időt tölts adminisztrációval. Épp ellenkezőleg: az, hogy kevesebbet kelljen keresgélned, másolgatnod és fejben tartanod.
Ha kíváncsi vagy, nálatok mennyi időt lehetne visszanyerni egy átláthatóbb működéssel, próbáld ki az Innonestet 30 napig díjmentesen. Nem kell azonnal mindent átalakítanod, elég elkezdeni az első lépéssel.
A papírmunka nem fog teljesen eltűnni az életedből, de jó eséllyel sokkal kevesebb időt vesz majd igénybe.
