Van egy adminisztrációs hiba, amit rengeteg kisvállalkozás elkövet, sokszor teljesen észrevétlenül. Nem arról van szó, hogy valaki rosszul ír be egy számlaszámot, elfelejt egy dátumot, vagy véletlenül „Kovács Bt.” helyett „Kovács Kft.” kerül egy dokumentumra.
Persze ezek is tudnak kellemetlenek lenni, főleg amikor az ember már harmadszor javítja ugyanazt az ajánlatot, és közben próbál úgy tenni, mintha ez teljesen normális része lenne a folyamatnak.
A nagyobb gond viszont nem egy konkrét elírás, hanem az, amikor a vállalkozás adatai nincsenek egy helyen.
Amikor az ügyféladatok egy Excelben vannak, az ajánlatok e-mailben, a munkalapok külön mappában, a határidők valakinek a fejében, a feladatok pedig egy cetlin, amit tegnap még biztosan láttál valahol.
Ismerős? Akkor érdemes tovább olvasni.
Miért kerülhet ez milliókba?
Elsőre ártalmatlannak tűnik, ha az információk több helyen vannak. Végül is „megvan minden”, csak éppen néha kutakodni kell egyszerű információk után is. A probléma ott kezdődik, hogy a keresgélés, az egyeztetés és a javítgatás nemcsak időt vesz el, hanem hibákat is szül.
Ha egy ügyfél régi adata kerül egy ajánlatra, ha valaki nem látja, hogy egy munka már folyamatban van, ha kimarad egy határidő, vagy ha egy számlázási információ rossz helyről kerül elő, annak már nagyon is kézzelfogható ára van.
Lehet, hogy csak plusz fél óra javítás. Lehet, hogy egy késve kiküldött ajánlat. Lehet, hogy egy elégedetlen ügyfél. Rosszabb esetben pedig akár elmaradt megrendelések hada.
És itt jön a kellemetlen rész: ezek a hibák ritkán egyszer történnek meg. Ha nincs egységes rendszer, akkor ugyanaz a probléma újra és újra előjöhet, csak mindig kicsit más formában.
Egy egyszerű számolás
Nézzünk egy óvatos példát. Tegyük fel, hogy egy kisvállalkozásban hetente csak 2 órát visz el az, hogy adatokat keresnek, egyeztetnek, javítanak, vagy egy rosszul kezelt információ miatt újra kell dolgozni valamit.
Ha egy munkaóra értékét 5 000 Ft-tal számoljuk, akkor ez már éves szinten is érezhető összeg.
| Heti adminisztrációs veszteség | Éves időveszteség | Becsült éves költség |
|---|---|---|
| heti 1 óra | kb. 52 óra | kb. 260 000 Ft |
| heti 2 óra | kb. 104 óra | kb. 520 000 Ft |
| heti 5 óra | kb. 260 óra | kb. 1 300 000 Ft |
| heti 8 óra | kb. 416 óra | kb. 2 080 000 Ft |
Ez még csak az elvesztegetett idő. Nincs benne az elmaradt megrendelés, a rossz ügyfélélmény, a késve kiküldött ajánlat vagy az a belső feszültség, amikor mindenki biztos benne, hogy „nem nála van a hiba”.
Igen, ez az a pont, ahol a vállalkozásban hirtelen mindenki nyomozóvá válik, csak sajnos senki sem ezért kap fizetést.
Miért érdekes ez az Innonest árát nézve?
Az Innonest belépő Smarty csomagja már 3 490 Ft + ÁFA / hó-tól elérhető, éves előfizetés esetén pedig 34 900 Ft + ÁFA / év-től.
Ez azért érdekes, mert ha egy vállalkozás csak heti 1 órát veszít felesleges adminisztrációval, az a fenti számítás szerint évente körülbelül 260 000 Ft értékű idő. Ehhez képest egy alap ügyviteli rendszer éves díja már egészen más megvilágításba kerül.
Persze nem az a lényeg, hogy minden problémát egyetlen szoftver fog varázsütésre megoldani. Ilyet ígérni nem lenne túl elegáns, és valljuk be, gyanús is lenne. A lényeg inkább az, hogy ha a vállalkozásodban rendszeresen visszatérő probléma a keresgélés, a duplán rögzített adat, az elfelejtett határidő vagy a szétszórt dokumentumkezelés, akkor érdemes megnézni, mennyibe kerül valójában nem rendszert használni.
Nem több adminisztráció kell, hanem jobb rendszer
Sokan ott rontják el, hogy a káoszra még több táblázattal próbálnak válaszolni. Készül egy új Excel, aztán egy újabb verzió, majd egy „végleges_v2_tényleg_ezt_használjuk” nevű fájl, amitől papíron minden rendezettebbnek tűnik, de a napi működés nem feltétlenül lesz egyszerűbb.
Egy átlátható ügyviteli rendszer pont abban segít, hogy az ügyféladatok, ajánlatok, megrendelők, munkalapok, feladatok és dokumentumok ne külön életet éljenek. Ha minden fontos információ egy helyen van, kevesebb a keresgélés, kisebb a hibalehetőség, és sokkal könnyebb követni, mi történik a vállalkozásban.
Egy hiba még nem baj, de a rendszeres káosz már igen
Egy-egy adminisztrációs hiba mindenkivel előfordul. Ez teljesen emberi. A baj akkor kezdődik, amikor a vállalkozás működése ugyanazokat a hibákat újra és újra lehetővé teszi.
Ha szeretnéd csökkenteni a keresgélést, az elírásokat, a félreértéseket és a felesleges egyeztetéseket, érdemes kipróbálni, hogyan működne a vállalkozásod egy átláthatóbb rendszerben.
Az Innonestet 30 napig díjmentesen kipróbálhatod, így saját működéseden láthatod, mennyi időt tudsz visszanyerni azzal, ha nem neked kell fejben tartanod mindent.
