A legtöbben úgy gondolunk a vállalkozásvezetésre, mint folyamatos döntéshozatalra. El kell dönteni, milyen áron dolgozzunk, kit vegyünk fel a csapatba, melyik ügyféllel vállaljunk új projektet, vagy milyen irányba fejlesszük a vállalkozást. Ezek valóban fontos kérdések, de meglepő módon nem ezek fárasztanak el minket a legjobban.
A nap végére sokkal inkább azok a döntések merítik ki az embert, amelyekre szinte már nem is figyel. Hová mentsem ezt a dokumentumot? Melyik verzió a legfrissebb? Visszahívjam most az ügyfelet, vagy előbb válaszoljak az e-mailekre? Melyik feladattal kezdjem? Ezek önmagukban jelentéktelennek tűnnek, mégis folyamatosan jelen vannak, és észrevétlenül viszik magukkal a figyelmünket.
A pszichológia ezt a jelenséget döntési fáradtságnak nevezi. A lényege egyszerű: minél több döntést hozunk meg egymás után, annál nehezebbé válik a következő. Nem azért, mert bonyolultabb, hanem mert az agyunknak is véges az a kapacitása, amiből egész nap gazdálkodik.
A legtöbb döntés fel sem tűnik
Érdemes végiggondolni egy átlagos munkanapot.
Megérkezik egy új érdeklődés. Meg kell nézni, volt-e már korábban kapcsolat az ügyféllel. Elő kell keresni egy korábbi ajánlatot. Közben csörög a telefon, érkezik egy új e-mail, valaki kér egy gyors visszajelzést, és mire visszatérnél az eredeti feladathoz, már azon gondolkodsz, hogy pontosan hol is tartottál.
A legtöbb vállalkozó ezt teljesen természetesnek veszi. Hozzászokunk ahhoz, hogy a figyelmünk folyamatosan egyik feladatról ugrik a másikra, és közben újabb és újabb apró döntéseket kell meghoznunk. Ritkán gondolunk bele, hogy ezek ugyanúgy igénybe veszik a mentális energiánkat, mint egy fontos üzleti döntés.
Nem véletlen, hogy délután négykor néha egy egyszerű e-mail megírása is sokkal nehezebbnek tűnik, mint reggel kilenckor.
Nem minden döntést kellene neked meghoznod
A vállalkozók többsége szeret mindent kézben tartani. Ez sokszor előny, hiszen a cég működését senki sem ismeri jobban. Ugyanakkor könnyű abba a helyzetbe kerülni, hogy olyan kérdésekben is naponta újra döntést hozunk, amelyeknek már régen rutinná kellett volna válniuk.
Ha minden dokumentum más helyen van, minden alkalommal el kell dönteni, hol keresd. Ha egy ajánlat elkészítésének nincs kialakult folyamata, minden új ügyfélnél ugyanazokat a lépéseket gondolod végig. Ha az ügyféladatok több különböző rendszerben élnek, minden megkeresésnél újra össze kell rakni a teljes képet.
Ezek nem nagy döntések, mégis folyamatosan jelen vannak. Mire a valóban fontos kérdésekhez érnél, már jóval kevesebb figyelem marad rájuk.
Az egyszerűség nem a lustaság jele
Sokan úgy érzik, hogy a jól működő folyamatok valahogy elveszik a rugalmasságot. Pedig általában éppen az ellenkezője történik.
Ha bizonyos feladatoknak mindig ugyanaz a menete, nem kell minden alkalommal újra átgondolni őket. Ez nem azt jelenti, hogy gépiesen dolgozunk. Inkább azt, hogy a figyelmünket nem olyan kérdések kötik le, amelyekre már egyszer megszületett a jó válasz.
Gondoljunk csak arra, milyen természetes, hogy vezetés közben már nem kell tudatosan végiggondolni minden mozdulatot. Ha minden sebességváltásnál újra elemeznünk kellene, mit csinálunk, valószínűleg sokkal fárasztóbb lenne minden egyes út.
A vállalkozás működésében is hasonló a helyzet. Minél több rutinszerű folyamat működik kiszámíthatóan, annál több energiánk marad azokra a feladatokra, ahol valóban szükség van a kreativitásra és a jó döntésekre.
A valódi kérdésekre érdemes tartalékolni az energiát
Egy vállalkozás vezetése mindig együtt jár bizonytalansággal. Lesznek olyan helyzetek, amikor mérlegelni kell, kockázatot vállalni, vagy gyorsan reagálni egy váratlan helyzetre. Ezek azok a döntések, amelyek valóban meghatározzák a vállalkozás jövőjét.
Éppen ezért érdemes csökkenteni azoknak a felesleges döntéseknek a számát, amelyek minden nap ugyanúgy ismétlődnek. Nem azért, hogy kevesebbet dolgozzunk, hanem azért, hogy a fontos kérdésekre maradjon elegendő figyelem.
A legtöbb vállalkozó nem attól fárad el estére, hogy túl sok nagy döntést kellett meghoznia. Sokkal inkább attól, hogy egész nap száz apró dologról kellett döntenie, amelyeknek egy része valójában már régóta nem is igényelne külön döntést.
A jól szervezett működés egyik legnagyobb előnye talán éppen az, hogy észrevétlenül levesz néhány ilyen terhet a vállunkról. Nem lesz kevesebb feladatunk, és a vállalkozás vezetése sem válik egyszerűvé. Viszont több energiánk marad arra, amiért eredetileg belevágtunk: ügyfelekkel foglalkozni, új ötleteken dolgozni és valóban előrevinni a vállalkozást.
