Az első e-mail olyan, mint az első benyomás személyes találkozás nélkül. Az ügyfél még nem látja, hogyan dolgozol, mennyire vagy alapos, milyen lesz veled együttműködni, és azt sem tudja, hogy közben éppen három másik feladat között próbálsz kulturált választ írni. Csak azt látja, amit elküldesz neki.
Ezért az első válasz nemcsak egy udvarias visszajelzés, hanem egy apró ígéret is. Azt üzeni, hogy figyelsz-e rá, érted-e a kérését, tudod-e, mi lesz a következő lépés, és mennyire lehet majd rád számítani.
Nem kell túlgondolni, nem kell minden érdeklődőnek kisregényt írni, és nem kell úgy fogalmazni, mintha egy minisztériumi pályázati dokumentumot próbálnál életben tartani. A jó első e-mail egyszerű, érthető és megnyugtató.
A gyors válasz nem kapkodást jelent
A Harvard Business Review online érdeklődésekről szóló cikke szerint sok cég nem válaszol elég gyorsan a potenciális ügyfeleknek, pedig az első reakció ideje komolyan befolyásolhatja, hogy lesz-e érdemi kapcsolat az érdeklődőből.
Ez nem azt jelenti, hogy mostantól ebéd közben is árajánlatot kell írni, miközben a levesed fölött próbálsz professzionálisnak tűnni. A lényeg inkább az, hogy az ügyfél kapjon valamilyen biztos pontot. Ha nem tudsz azonnal részletesen válaszolni, már az is sokat számít, ha jelzed, hogy megkaptad az üzenetét, és mikor fogsz érdemben visszatérni rá.
Például: „Köszönjük a megkeresést, megkaptuk az árajánlatkérést. Átnézzük a részleteket, és legkésőbb csütörtök délutánig jelentkezünk a következő lépéssel.”
Ez nem bonyolult, mégis azt üzeni, hogy nem tűnt el az üzenete egy digitális fekete lyukban.
Az ügyfél nem olvasni akar, hanem megérteni
Az első e-mailben az egyik legnagyobb hiba, ha túl sok mindent próbálsz egyszerre elmondani. Az ügyfél ilyenkor általában nem cégtörténetet szeretne olvasni, hanem gyorsan meg akarja érteni, hogy mi fog történni.
Ezért érdemes három dologra figyelni: legyen világos, hogy megkaptad az üzenetet, legyen egyértelmű, mit kérsz még az ügyféltől, és legyen benne konkrét időpont vagy következő lépés.
A „hamarosan jelentkezünk” udvariasnak tűnik, de nem ad valódi kapaszkodót. A „küldj még pár infót” szintén kevés, mert az ügyfélnek kell kitalálnia, pontosan mire gondolsz. Ha adatot, képet, méretet, leírást vagy döntést vársz tőle, írd le konkrétan.
Egy jó első válasz így nézhet ki
Nem kell túlcifrázni. Egy működő első e-mail lehet például ilyen:
Kedves Kata!
Köszönjük szépen a megkeresést a weboldal karbantartásával kapcsolatban. Átnéztük a leírtakat, és elsőre úgy látjuk, hogy tudunk segíteni a feladatban.
Ahhoz, hogy pontos ajánlatot tudjunk készíteni, kérjük, küldje el nekünk, milyen rendszerben készült a weboldal, illetve havonta nagyjából hány módosítással számolnak. Ha vannak visszatérő feladatok, amelyeket rendszeresen szeretnének ránk bízni, azokat is érdemes megírni.
Amint megkapjuk ezeket az információkat, átnézzük a részleteket, és legkésőbb csütörtök délutánig elküldjük az ajánlatot.
Üdvözlettel:
Zoltán
Ez a levél nem akar túl okosnak látszani, és pont ezért működik. Megköszöni a megkeresést, visszajelzi, miről van szó, pontosan leírja, mire van szükség, és ad egy határidőt.
Az ügyfél ettől nem azt érzi, hogy egy sablonba esett bele, hanem azt, hogy valaki tényleg foglalkozik vele. És valljuk be, ez ma már önmagában elég jó kezdés.
Az első e-mail bizalmat épít vagy bizonytalanságot
Az ügyfél az első válaszból még nem tudja biztosan, milyen lesz veled dolgozni, de elkezd kialakulni benne egy érzés. Ha a leveled érthető, figyelmes és konkrét, azt fogja gondolni, hogy jó kezekben van. Ha kapkodó, homályos vagy túl általános, akkor lehet, hogy még nem veszítetted el, de már óvatosabb lesz.
Az első e-mail tehát nem formalitás. Ez az első apró bizonyíték arra, hogy nálad nemcsak a munka, hanem az együttműködés is rendben lesz.
Ha pedig szeretnéd, hogy az első megkereséstől az ajánlatig kevesebb dolog csússzon el a háttérben, egy átlátható ügyviteli rendszer, például az Innonest, ebben finoman, de nagyon hasznosan tud támogatni.
